Cos’è l’OTIF e perché sta trasformando la supply chain nel 2024
OTIF misura la capacità di un’azienda di consegnare ordini completi e puntuali, traducendo in numeri la soddisfazione del cliente. In un mercato 2024 sempre più competitivo e volatile, questa capacità di misurazione precisa diventa un vantaggio competitivo fondamentale per distinguersi dalla concorrenza e fidelizzare la clientela.
OTIF sta per “On Time In Full”, che sintetizza due concetti:
On Time che misura la puntualità della consegna sia in termini di tempi che di destinazione.
In Full: misura l’efficienza del processo logistico, ovvero se i prodotti/servizi rientrano nelle specifiche concordate con il cliente – qualità, dimensioni, quantità, perfette condizioni fisiche, prezzo, tra gli altri attributi.
Perché è importante l’indicatore OTIF nella logistica moderna
La metrica OTIF mette in luce con immediatezza le fonti di inefficienza nel ciclo aziendale. L’indicatore traccia una linea netta tra problemi di consegna e criticità produttive, rendendo gli interventi correttivi più incisivi.
I valori “On Time” rivelano la qualità dei servizi esterni: performance dei corrieri, gestione delle spedizioni, funzionamento del sistema postale. L’indice “In Full” fotografa invece i processi interni, dall’elaborazione ordini fino al confezionamento della merce.
La gestione logistica acquisisce precisione e rapidità. Le aree problematiche emergono con chiarezza, ottimizzando l’intera catena distributiva senza sprechi di tempo e risorse.
Come calcolare l’indicatore OTIF
Nel mondo della logistica, l’OTIF è uno strumento concreto per misurare la qualità delle consegne.
Il calcolo è abbastanza semplice.
Immagina che tu gestisca un ecommerce di cosmesi. Su 100 ordini, in colli misti, 80 raggiungono i clienti nei tempi concordati e con tutte le referenze richieste. Dieci consegne arrivano puntuali ma con referenze mancanti, mentre altre dieci spedizioni subiscono ritardi o sono incomplete, cioè nel collo non ci sono tutte le referenze ordinate. L’OTIF si calcola rapportando gli ordini perfetti sul totale: 80/100 * 100 = 80%.
I numeri sono impietosi. Con un OTIF all’80%, l’azienda rischia di perdere clienti. Nel settore ecommerce un OTIF (On Time In Full) corretto si aggira intorno al 95%-100%. Questo significa che il 95%-100% degli ordini viene consegnato puntualmente e completo, senza errori o mancanze.
In un ecommerce, specialmente se si tratta di prodotti come integratori, cosmetici o articoli sanitari, avere un OTIF elevato è fondamentale per fidelizzare i clienti. Un OTIF basso può portare a recensioni negative, perdita di fiducia e, nel lungo termine, a una riduzione delle vendite.
Come Implementare l’OTIF per Ottimizzare le Performance
La formula è apparentemente semplice: numero di ordini consegnati in tempo e completi diviso il numero totale di ordini. Ma la vera sfida sta nell’applicazione pratica di questo calcolo. Esistono due dimensioni chiave da considerare attentamente:
- Inbound OTIF: monitora le performance dei fornitori e la puntualità delle consegne in entrata, elemento cruciale per la gestione efficiente del magazzino
- Outbound OTIF: misura l’efficienza delle vostre consegne ai clienti finali e impatta direttamente sulla soddisfazione della clientela
Il segreto è evitare di puntare al perfetto 100%. L’obiettivo dovrebbe essere il miglioramento continuo, partendo da target realistici e progressivamente più ambiziosi, considerando le specificità del proprio settore e mercato di riferimento.
Come migliorare il vostro OTIF?
- Definizione chiara dei KPI, indicatori di perfomance.
- Data Collection Sistematica
- Target Realistici
- Monitoraggio Proattivo
- Analisi Integrata
Stabilite metriche chiare e condivise tra i silos operativi. La coerenza nella misurazione è fondamentale per ottenere risultati significativi. Ogni reparto deve comprendere esattamente cosa viene misurato e come, garantendo allineamento e collaborazione efficace tra le diverse funzioni aziendali.
Implementate un sistema robusto di raccolta dati su vendite, backorder e consegne. La qualità e l’accuratezza dei dati sono essenziali per prendere decisioni informate e identificare aree di miglioramento. Un sistema di tracciamento digitale può facilitare enormemente questo processo, riducendo errori e aumentando l’efficienza.
Definite obiettivi raggiungibili allineati con la strategia aziendale complessiva. Considerate le specificità del settore di appartenenza, la stagionalità e le risorse disponibili per stabilire target significativi. È fondamentale coinvolgere tutti gli stakeholder nella definizione degli obiettivi per garantire commitment e realizzabilità.
Sviluppate sistemi di early warning per anticipare i problemi prima che impattino sul business. La domanda chiave deve essere: “Abbiamo scorte sufficienti fino al prossimo rifornimento?” Implementate strumenti di monitoraggio in tempo reale e definite chiare procedure di escalation per gestire le criticità.
Valutate l’OTIF in relazione ad altri KPI come rotazione delle scorte, costi logistici e soddisfazione cliente. Solo una visione d’insieme può garantire un miglioramento sostenibile delle performance e un reale impatto sul business.
Per migliorare l’OTIF, è fondamentale un cambiamento culturale interno, con esperti di logistica che supportino il team nell’analisi e raccolta dei dati. Un sistema di gestione del magazzino (WMS) diventa fondamentale, poiché permette di monitorare in tempo reale le operazioni con il Visual Management, individuando inefficienze e facilitando il miglioramento continuo. Con il WMS, si possono tracciare l’OTIF, le prestazioni del team e l’uso delle attrezzature, e qualsiasi problema viene notificato automaticamente, assicurando massima efficienza operativa.
L’OTIF come strumento di partnership
Il vero potere dell’OTIF sta nella sua capacità di trasformare relazioni commerciali in partnership strategiche. Condividendo dati OTIF con i fornitori, potete:
- Identificare aree di miglioramento concrete nella catena di fornitura
- Pianificare meglio le scorte e ottimizzare i livelli di magazzino
- Prevenire stockout e ridurre i costi di gestione emergenze
- Ottimizzare il capitale circolante e migliorare il cash flow
- Costruire relazioni di lungo termine basate su dati oggettivi
- Sviluppare programmi di miglioramento congiunti
- Implementare sistemi di incentivazione basati sulle performance
La chiave del successo? Non limitarsi a misurare, ma agire sui dati raccolti. Un OTIF del 95% potrebbe sembrare eccellente, ma se ottenuto a costo di enormi scorte di sicurezza, sta davvero creando valore per l’azienda? L’obiettivo è trovare il giusto equilibrio tra livello di servizio e efficienza operativa.
In conclusione, l’OTIF non è solo una metrica, ma uno strumento di trasformazione aziendale. La sua corretta implementazione nel 2024 può portare a miglioramenti significativi nella supply chain, maggiore soddisfazione dei clienti e, in ultima analisi, migliori risultati di business. L’importante è approcciarsi a questa metrica con metodo e costanza, utilizzando i dati raccolti per guidare decisioni strategiche e operative che possano portare a un vantaggio competitivo sostenibile nel lungo periodo.
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